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¿QUÉ SOCIEDADES SE PUEDEN CONSTITUIR POR DOCUMENTO PRIVADO?

A partir de la vigencia de la Ley 1014 de 2006 y del Decreto 4463 de 2006, podrán constituirse sociedades comerciales pluripersonales de cualquier tipo o especie, siempre que al momento de su constitución cuenten con diez (10) o menos trabajadores o con activos totales, excluida la vivienda, por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

NOTA: La ley 1258 de 2008 estableció en su artículo 46 que a partir de su entrada en vigencia no se podrían constituir sociedades unipersonales con base en el artículo 22 de la ley 1014 y las ya constituidas, tienen un plazo máximo de 6 meses (es decir hasta el 5 de junio de 2009) para transformarse en sociedades por acciones simplificada.

Cuáles son los requisitos para constituirse por documento privado de conformidad con la ley 1014 de 2006 y el decreto 4463 de 2006?

·         Nombre, documento de identidad, domicilio y dirección del socio o socios.

·         El domicilio social

·         El término de duración o la indicación de que éste es indefinido

·         Una enumeración clara y completa de las actividades principales, a menos que se exprese que la sociedad podrá realizar cualquier acto lícito de comercio.

·         El monto del capital haciendo una descripción pormenorizada de los bienes aportados, con estimación de su valor. El socio o socios responderá por el valor asignado a los bienes en el documento constitutivo.

·         Cuando los activos destinados a la sociedad comprendan bienes cuya transferencia requiera escritura pública, la constitución deberá hacerse de igual manera e inscribirse también en los registros correspondientes.

·         El número de cuotas, acciones o partes de interés de igual valor nominal en que se dividirá el capital de la sociedad y la forma en que serán distribuidas, si fuere el caso.

·         La forma de administración dentro del tipo o especie de sociedad de que se trate, así como el nombre, documento de identidad y las facultades de sus administradores. A falta de estipulaciones se entenderá que los administradores podrán adelantar todos los actos comprendidos dentro de las actividades previstas.

·         Declaración por parte de los constituyentes, o de sus representantes o apoderados sobre el cumplimiento de al menos uno de los requisitos señalados en el artículo 22 de la Ley 1014 de 2006, esto es, que cuenten con diez (10) o menos trabajadores, o con activos totales, excluida la vivienda, por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Para tener en cuenta con relación a las sociedades que se acojan a la ley 1014 de 2006:

  • Las reformas estatutarias podrán ser realizadas a través de documento privado que se inscribirá en la Cámara de Comercio del domicilio social. En dicho acto, el representante legal o su apoderado, según sea el caso, deberá indicar expresamente que la sociedad cumple con al menos uno (1) de los requisitos a que se refiere el artículo 22 de la Ley 1014 de 2006, precisando a cuál de éstos corresponde.
  • Cuando una sociedad constituida bajo la ley 1014 de 2006, supere los topes establecidos en materia de activos y trabajadores, deberá realizar una reforma estatutaria mediante escritura pública y adecuarse a las normas del Código de Comercio que regulan las sociedades.
Observaciones generales:

·         Antes de iniciar los trámites de constitución le sugerimos verificar si existe otra sociedad matriculada con el mismo nombre. Dicha consulta la puede realizar en la página de internet www.rue.com.co o en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio de Tumaco.

·         Cuando las personas nombradas, no hayan firmado la escritura de constitución o el documento privado, deben anexarse las aceptaciones de los cargos por escrito, de todas y cada una de ellas, con indicación de número de identificación y fotocopia del mismo.

·         Cuando la sociedad quede inscrita y matriculada, deben inscribir los libros de contabilidad y de actas.

·         Sugerimos el siguiente texto para la cláusula compromisoria: "Toda controversia, diferencia que surja con motivo del presente contrato deberá ser resuelta mediante un Tribunal de Arbitramento conformado por un árbitro nombrado de común acuerdo por las partes, o en su defecto por el Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Tumaco, y su fallo será en Derecho. El Tribunal funcionará en el Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Tumaco".

¿Dónde se debe matricular la persona jurídica?

La solicitud de matrícula debe presentarse en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde la empresa va a tener su domicilio principal.

¿Cuándo debe solicitarse la matrícula de una persona jurídica?

La petición de matrícula la debe realizar el representante legal dentro del mes siguiente a la fecha del documento de constitución (escritura pública o documento privado) o a la del permiso de funcionamiento, si el mismo es requerido.

¿Cómo se realiza la solicitud de inscripción y de matrícula?

Se deben presentar los siguientes formularios, junto con el documento de constitución:

·         Formulario de Carátula Única Empresarial y su anexo, debidamente diligenciado.

·         Formulario adicional de registro con otras entidades (CAE).

·         Formulario de Registro Único Tributario (RUT). Este formulario debe ser presentado personalmente por el representante legal o por su apoderado.

En el diligenciamiento de los formularios se deben evitar tachones o enmendaduras.  

¿Cuándo debe renovarse la matricula?

Dentro de los meses de enero a marzo de cada año debe renovarse la matrícula mercantil para obtener los beneficios que de ella se derivan y evitar las sanciones de ley.

Para la renovación de la matrícula, se puede utilizar cualquiera de los medios ofrecidos por la Cámara de Comercio, esto es, vía internet, a través de diskette o personalmente en cualquiera de las sedes de esta Entidad.

Recuerde que la información financiera debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.

Si requiere realizar liquidaciones previas o requiere consultas adicionales se puede comunicar con la línea 8861329.

¿Cómo se realizan las modificaciones a la información de la matrícula?

Cualquier modificación que afecte el contenido del formulario de matrícula o renovación, debe solicitarse por escrito en las ventanillas de atención al público de cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio.

Cuando la modificación se refiera a la información financiera, deberá diligenciarse un nuevo formulario que contenga el estado actualizado de estos datos, y además, acompañar certificación o balance suscrito por el contador de la sociedad o el revisor fiscal.

La solicitud de modificación se presentará en cualquiera de nuestras sedes y si es del caso, se reajustará y cancelará el valor de la matrícula.

Si lo considera, puede utilizar los formatos de cancelación y modificación de información, que gratuitamente le suministra la Cámara de Comercio de Tumaco.

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