Proponentes

¿Qué es el Registro Único de Proponentes?

El Registro Único de Proponentes es un registro público de orden legal y en el cual figuran las personas, que aspiran celebrar contratos con las entidades estatales. Las Cámaras de Comercio son las encargadas de llevar este registro, en el que se efectúa la inscripción, renovación, actualización, actualización por cambio de domicilio y cancelación, igualmente se hacen las anotaciones de cesación de efectos y la revocación del registro según corresponda, y de él se certificarán las condiciones de capacidad jurídica, experiencia, capacidad financiera y capacidad de organización que fueron previamente verificadas, así como la clasificación y las situaciones de control y/o grupos de los cuales haga parte el proponente.

Toda actuación se debe registrar en el orden cronológico en que ingresa, con base en los documentos que presenten los interesados, y las entidades estatales, previa verificación documental de conformidad con lo previsto en la normatividad vigente,

La solicitud de la inscripción, renovación, actualización, actualización por cambio de domicilio o cancelación se hará mediante la presentación del formulario único adoptado por la Superintendencia de Industria y Comercio para tal fin, debidamente diligenciado, al cual se anexará la documentación exigida en el Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, previo pago de los derechos que origina el trámite de acuerdo con las tarifas aprobadas por el Gobierno Nacional.

¿Cuál es la legislación Aplicable?

El Registro Único de Proponentes está regulado por la Ley 1150 de 2007 y reglamentado por el Decreto 1510 de 2013, en relación con la verificación de las condiciones de los proponentes y la acreditación de las condiciones para registrarse ante las Cámaras de Comercio.

¿Qué trámites se adelantan ante el Registro Único de Proponentes?

El registro Único de Proponentes cuenta con cinco trámites a saber: (i) Inscripción, (ii)Renovación, (iii) Actualización, (iv) Actualización por traslado de domicilio, y (v)Cancelación. El trámite de inscripción lo llevan a cabo aquellas personas que no figuran inscritas en el Registro Único de Proponentes o aquellas que estando inscritas no adelantaron el trámite de renovación dentro del término establecido en el artículo 8 del Decreto 1510 de 2013. La renovación es un trámite que debe ser adelantado a más tardar el quinto día hábil de abril de cada año, por aquellas personas que figuran con su registro de proponentes vigente y que se han inscrito antes del primero de enero del año en curso, con la finalidad de prorrogar la vigencia de su registro por un año más y modificar la información que ha perdido vigencia por el transcurso del tiempo o porque ya no es la información correspondiente.

La actualización es aquel trámite que llevan a cabo aquellos que tienen registro de proponentes vigente y desean modificar en cualquier tiempo su experiencia o su capacidad jurídica. La actualización por cambio de domicilio la lleva a cabo el proponente que ha cambiado su domicilio principal y producto de ésta situación debe trasladar su registro de proponentes a la Cámara de Comercio con jurisdicción en tal domicilio.

La cancelación la adelanta el proponente que no desea continuar inscrito en el registro. Quien desee volver a figurar en él deberá inscribirse nuevamente.

¿Quienes se inscriben en el Registro Único de Proponentes?

Todas las personas naturales o jurídicas nacionales, o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, deberán estar inscritas en el Registro Único de Proponentes.

¿Dónde debo inscribirme?

Las personas naturales y jurídicas deberán inscribirse en el registro de la Cámara de Comercio que tenga jurisdicción en el domicilio principal de quien se inscribe.

Ahora bien, cuando la persona natural cuenta con más de un domicilio, deberá inscribirse ante la cámara de comercio con jurisdicción en el municipio en el cual tenga el asiento principal de sus negocios. Es importante aclarar q si la persona natural se encuentra inscrita como comerciante en el registro mercantil de alguna cámara de comercio, se presume que el asiento principal se sus negocios esta en el municipio donde tiene jurisdicción la cámara de comercio en la cual esta matriculado y no en otro distinto.

Las personas jurídicas extranjeras con sucursal en Colombia se inscribirán ante la cámara de comercio donde se encuentre inscrita la sucursal de esa sociedad extranjera.

¿Qué se debe presentar ante la Cámara de Comercio de Tumaco?

Para llevar a cabo el trámite de inscripción, renovación o actualización se debe presentar el Formulario Único de Registro aprobado por la Superintendencia de Industria y Comercio, debidamente diligenciado, con los documentos de soporte exigidos por las normas que lo reglamentan.

Diligencie el formulario para su inscripción, renovación o actualización en el registro único de proponentes, ingresando a la página web www.cctumaco.org y en servicios en línea seleccione Registro de Proponentes. Una vez se tiene impreso el formulario original y los documentos o certificaciones que soporten la información acreditada para el registro, presentarlos en cualquier ventanilla de las Sedes de la Cámara de Comercio de Tumaco.

Igualmente el formulario puede ser diligenciado manualmente pero es importante tener en cuenta que éste debe ser leído en su integridad, no diligencie espacios sin leer qué se solicita y en qué términos, en él se explica de manera clara y precisa qué partes se deben diligenciar si se es persona jurídica inscrita en la cámara de comercio o no, con cuantos decimales máximo se deben señalar las cifras, si las cifras se expresan en pesos o salarios mínimos y otras situaciones similares. Es necesario precisar que el diligenciamiento virtual hace el trámite más ágil, efectivo y minimiza el margen de error en cualquiera de los procesos de registro.

¿Cuál es el término legal para resolver la solicitud de inscripción, renovación o actualización?

Las Cámaras de Comercio cuentan con un término legal de quince (15) días hábiles para resolver la solicitud presentada por el proponente.

Ahora bien, el pago de los derechos a favor de la Cámara de Comercio de Tumaco y la consecuente recepción de los documentos, no implica la inscripción en el Registro Único de Proponentes, lo anterior, toda vez que la solicitud está sujeta a la verificación documental por parte de esta Cámara de Comercio.

Es importante precisar que el reingreso de los documentos una vez realizadas las correcciones, previa devolución de los mismos, no implican un trato preferencial y con ello la revisión prioritaria del documento, lo cual quiere decir que debe someterse nuevamente al término legal de 15 días hábiles, de no ser así esto conlleva a generar poca transparencia en el proceso para con los proponentes, altera el orden de las radicaciones y vulnera los derechos de los proponentes que por primera vez presentan sus documentos posiblemente sin inconsistencias y que están en turno de ser revisados.

¿Cuál es la función de la Cámara de Comercio frente a los proponentes?

Primeramente le corresponde a las Cámaras de Comercio llevar el registro Único de Proponentes, con ello cualquier persona tiene derecho a consultar de manera gratuita los documentos que reposen en éste, a obtener copia de la información contenida en el registro y a solicitar que se expidan las certificaciones sobre la información que en él reposa, previo el pago de los derechos establecidos a favor de las cámaras de comercio para estos efectos.

Frente a la inscripción del registro único de proponentes le corresponde a la Cámara de Comercio de Tumaco cotejar entre la información consignada en el formulario y la documentación aportada para soportarla, con el fin de determinar su congruencia respecto de los requisitos habilitantes y la clasificación que se certifican en los términos que establece la Ley 1150 de 2007.

La cámara de comercio se abstendrá de realizar la inscripción, renovación, actualización, actualización por cambio de domicilio y cancelación de los proponentes, cuando la información presentada no sea suficiente, sea inconsistente o no contenga la totalidad de los elementos señalados en el ordenamiento jurídico para su existencia y validez.

La información del formulario que se verifica por parte de esta cámara, deberá constar en los documentos que se señalan en el Decreto 1510 de 2013, y su inclusión en el formulario es absoluta responsabilidad del interesado. Las cámaras de comercio no harán correcciones ni ajustes a la información contenida en el formulario, aunque de los documentos aportados se desprenda que existió error del interesado al incluirla.

¿Qué son los requisitos habilitantes y la clasificación?

Entiéndase por requisitos habilitantes las condiciones de Capacidad Jurídica, Experiencia, Capacidad de Organización y Capacidad Financiera que se les exigen a los proponentes en un proceso de selección, conforme a las condiciones del contrato a suscribir y a su valor y que son establecidos por cada uno de los proponentes al momento de inscribirse, actualizar o renovar tal registro.

A su vez la clasificación es la ubicación que el mismo proponente hace, dentro de los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios, entendiendo por este clasificador el sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por la sigla UNSPSC.

¿Cuándo debó renovar mi inscripción en el Registro Único de Proponentes?

Quien figure inscrito antes del primero de enero del año en curso en el Registro Único de Proponentes, deberá renovar su inscripción a más tardar el quinto día hábil de abril de este año. Para el efecto se utilizará el formulario correspondiente, al cual deberán anexarse los mismos documentos exigidos para la inscripción, salvo aquellos que se hubiesen aportado anteriormente y que no pierdan su vigencia.

Si el interesado no solicita la renovación del registro único de proponentes dentro del término establecido, cesarán los efectos a su registro y el trámite que deberá adelantar es el de inscripción.

¿Cuándo queda en firme el registro de la inscripción, renovación o actualización en el Registro Único de Proponentes?

Una vez presentados ante la Cámara de Comercio de Tumaco los formularios y los documentos de soporte y después de verificar que la información es suficiente, consistente y contiene la totalidad de los elementos exigidos en la normatividad vigente, la Cámara procederá a adelantar el registro y publicará en el Registro Único Empresarial y Social (RUES) la noticia donde se le da publicidad al registro.

Una vez publicada la noticia de la inscripción, actualización o renovación, cualquier persona podrá presentar recurso de reposición contra el registro adelantado por la Cámara, dentro de los diez días hábiles siguientes a la publicación, para que se modifique, aclare o revoque, y solo hasta tanto haya vencido este término la anotación hecha quedará en firme, siempre que no se haya presentado recurso alguno.

¿Frente al cambio de normatividad, que trámite deben adelantar quienes tienen su registro bajo el Decreto 1464 de 2010 o el Decreto 734 de 2012, y desean regirse bajo lo establecido en el Decreto 1510 de 2013?

Con la entrada en vigencia del Decreto 1510 de 2013, y teniendo en cuenta que la Cámara de Comercio de Tumaco adelanto los ajustes tecnológicos para operar bajo la nueva normatividad desde el 3 de febrero de 2014, quienes deseen tener su registro bajo los parámetros de la nueva normatividad deberán adelantar los siguientes trámites según corresponda:

Inscripción: Quien no figure en el registro de proponentes o quien teniendo su registro vigente no renueve antes del quinto día hábil de abril de 2014.

Renovación: Si cuenta con su registro de proponentes vigente y su inscripción la llevó a cabo antes del primero de enero del año 2014, debe renovar a más tardar el quinto día hábil de abril de 2014.

Actualización: Quien se haya inscrito entre el primero y el 31 de enero de 2014, bajo los parámetros del Decreto 734 de 2012, deberá actualizar su registro para adecuarlo a la nueva reglamentación.

Con esta Guía Práctica de registro se busca instruir de manera sencilla la forma en que se deben diligenciar los campos del formulario, a fin de minimizar las devoluciones de los trámites que se presentan por los proponentes.

El Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, del Departamento Nacional de Planeación y la Circular Externa 002 del 31 de enero de 2014, de la Superintendencia de Industria y Comercio, establecen los requisitos mínimos para inscribirse, renovar o actualizar el Registro Único de Proponentes.

1. TRÁMITES

Dentro del Registro de Proponentes existen cinco trámites a saber:

1.1 Inscripción
1.2 Renovación
1.3 Actualización
1.4 Actualización por traslado de domicilio
1.5 Cancelación

1.1 Inscripción

El trámite de inscripción lo llevan a cabo aquellas personas que no figuran inscritas en el Registro Único de Proponentes porque nunca han estado, aquellas que estando inscritas no adelantaron el trámite de la renovación dentro del término establecido en el artículo 8 del Decreto 1510 de 2013 y por lo tanto le cesaron efectos a su registro, o por último aquellas que teniendo su registro vigente decidieron cancelarlo.

1.2 Renovación

Este trámite debe ser adelantado, a más tardar el quinto día hábil de abril de cada año, por aquellas personas que figuran con su registro de proponentes vigente y que se han inscrito antes del primero de enero del año en curso, la finalidad de la renovación es darle vigencia al registro por un año más, de no hacerlo se genera la cesación de efectos al mismo.

En la renovación el proponente tiene la posibilidad de modificar toda la información que considera mejora su registro y a su vez modificar lo que obligatoriamente debe cambiar, como ocurre con la información que ha perdido vigencia, lo cual no es otra cosa distinta a la capacidad financiera y la capacidad organizacional, por el deber que se tiene de reportar nuevos estados financieros con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.

1.3 Actualización

La actualización es aquel trámite que llevan a cabo aquellos que tienen registro de proponentes vigente y desean modificar su experiencia o su capacidad jurídica. La información diferente a experiencia y capacidad jurídica no puede ser actualizada.

Es necesario tener en cuenta que si el proponente desea modificar información entre el primero de enero y el quinto día hábil de abril de cada año, lo correcto sería renovar y no actualizar, salvo que no cuente con estados financieros aprobados y por ese solo hecho se imposibilite la renovación y a pesar de eso se requiera de manera indispensable modificar cierta información del registro en ese momento. Tenga en cuenta que este trámite no suple la renovación.

1.4 Actualización por Traslado de Domicilio

Lo adelanta el proponente que ha cambiado su domicilio principal y producto de esta situación debe trasladar su registro de proponentes a la Cámara de Comercio con jurisdicción en tal domicilio.

El trámite se debe presentar en la Cámara de Comercio del nuevo domicilio y ésta solicitará a la Cámara de origen el envío del expediente, junto con un certificado actualizado y un archivo XML que contenga toda la información del proponente registrado. La Cámara de origen tendrá un término de cinco (5) días hábiles para hacer el traslado de la documentación, una vez recibida la solicitud.

Para adelantar este trámite el proponente debe diligenciar el formulario RUES, señalando el tipo de registro que solicita, la Cámara de Comercio donde figura el registro de proponentes y los datos básicos que identifican al proponente, así como los datos de la nueva ubicación si el proponente no figura en el registro mercantil o de entidades sin ánimo de lucro en la nueva Cámara de Comercio.

Es necesario precisar que, para las personas que figuran inscritas en el registro mercantil o de entidades sin ánimo de lucro, antes de trasladar el registro de proponentes debe registrarse de manera previa el cambio de domicilio de aquel.

1.5 Cancelación

Este trámite lo adelanta el proponente que no desea continuar inscrito en el registro. Quien desee volver a figurar deberá inscribirse nuevamente.

2. FORMULARIO

Para todos los trámites el proponente debe diligenciar el formulario RUES y el Anexo 2 de dicho formulario que contiene la clasificación y acreditación de requisitos habilitantes para el Registro Único de Proponentes.

2.1 Formulario RUES

Empecemos por señalar que debe indicarse la fecha (días, mes y año) en la que diligencia el formulario y el código de la Cámara de Comercio ante la cual llevará a cabo el registro.

Ahora bien, para adelantar el Registro Único de Proponentes debe diligenciar únicamente del formulario RUES el punto uno, dos, tres y cinco, de la siguiente manera:

2.1.1 Información del Registro

En el punto 1 se debe indicar cuál de los cinco trámites del Registro Único de Proponentes desea llevar a cabo. Si estamos frente a un trámite de renovación, actualización o cancelación deberá también señalarse el número de inscripción en el registro.

2.1.2 Identificación

Del punto 2 del formulario RUES se debe señalar de manera correcta y completa la razón social de la persona jurídica y la sigla es opcional, de la persona natural deben diligenciarse los apellidos y nombres, al igual que debe indicar tanto para las personas naturales como jurídicas, el número de identificación y el Número de Identificación Tributaria (NIT).

2.1.3 Ubicación y Datos Generales

El punto 3 del formulario RUES lo diligencian única y exclusivamente los proponentes que no figuren inscritos en el registro mercantil o registro de entidades sin ánimo de lucro que llevan las Cámaras de Comercio.

En este punto de ubicación y datos generales, aquellos no inscritos en las Cámaras de Comercio, deben señalar de manera obligatoria como mínimo la dirección del domicilio principal y el municipio, departamento y país al que pertenece, así como la dirección de notificación judicial y el municipio, departamento y país correspondiente.

Es obligatorio que todo proponente diligencie si autoriza o no a la Cámara de Comercio envíe, al correo electrónico señalado, notificaciones o comunicaciones relacionadas con los registros públicos. Igualmente si autoriza o no a la Cámara de Comercio para enviar, a los números celulares que indica, alertas relacionadas con los registros públicos.

2.1.4 Información Financiera

En el punto 5 del formulario RUES deben indicarse las cifras exigidas tanto para el balance general como para el estado de resultados, cifras que deben ser tomadas de la información contable que figura en los estados financieros del proponente y estas cifras deben ser iguales a las que figuran en

el registro mercantil o registro de entidades sin ánimo de lucro del proponente inscrito en alguno de estos registros.

Si la persona va a adelantar la inscripción o renovación en el Registro Único de Proponentes y no ha renovado su registro mercantil o su registro de entidades sin ánimo de lucro, según corresponda, debe de manera previa al trámite de proponentes hacer la correspondiente renovación de su registro mercantil o de entidades sin ánimo de lucro.

La información financiera que el proponente debe presentar para adelantar cualquiera de los trámites ante el registro de proponentes debe ser única y exclusivamente con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la fecha en que se radicaran los documentos.

De manera excepcional, si el proponente no tiene la antigüedad para tener estados financieros al 31 de diciembre del año anterior, es decir que inicio actividades en el mismo año en que se inscribe a proponentes, podrá presentar estado financieros de apertura o trimestrales en caso de poder contar con estos últimos, a elección del proponente. Esta regla solo opera en el trámite de inscripción.

Las cifras numéricas de la información financiera se deben presentar con puntos para determinar miles y comas para determinar decimales.

2.1.5 Firma del Formulario

En la parte final, después del punto doce, el formulario debe ser debidamente firmado por el representante legal de la persona jurídica o por la persona natural proponente, indicando igualmente el nombre, número de identificación y tipo de documento.

2.2 Anexo 2

2.2.1 Tamaño de la empresa

En el punto 1 del anexo 2 debe señalarse el tamaño de la empresa, indicando si es microempresa, pequeña empresa, mediana empresa o gran empresa.

Para acreditar esta condición debe aportarse una certificación en la cual se exprese el tamaño de la empresa que ha señalado en el formulario, de conformidad con el artículo 2 de la Ley 590 de 2000, modificado por el artículo 43 de la Ley 1450 de 2011 y sus decretos reglamentarios, esta certificación debe ser suscrita por:

Persona natural: Certificación suscrita por la persona natural o por el contador.

Persona Jurídica: Certificación suscrita por el representante legal y por el contador o el revisor fiscal, según corresponda. Cuando la sociedad cuenta con revisor fiscal debe ser el revisor fiscal nombrado y no el contador.

2.2.2 Capacidad Financiera

En el punto 2.1 del anexo 2 deben señalar 31 de diciembre del año inmediatamente anterior al que se está adelantando el trámite, o en su defecto, cunando el proponente no cuenta con antigüedad para tener estados de 31 de diciembre del año anterior, la fecha de corte del balance de apertura o balance trimestral.

Para el punto 2.2 deberá calcularse el índice de liquidez el cual se obtiene de dividir el activo corriente sobre el pasivo corriente, estas dos cuentas se toman del balance general y deben estar iguales en el formulario, en el balance general y en el registro mercantil o de entidades sin ánimo de lucro, si la persona figura inscrita en uno de estos dos registros.

En el punto 2.3 deberá calcularse el índice de endeudamiento el cual se obtiene de dividir el pasivo total sobre el activo total, estas dos cuentas se toman del balance general y deben estar iguales en el formulario, en el balance general y en el registro mercantil o de entidades sin ánimo de lucro, si la persona figura inscrita en uno de estos dos registros.

Siguiendo el orden correspondiente en el punto 2.4 deberá calcularse el índice de razón de cobertura de intereses el cual se obtiene de dividir la utilidad o pérdida operacional sobre los gastos de intereses, estas dos cuentas se toman del estado de resultados y deben estar iguales en el formulario, en el balance general y en el registro mercantil o de entidades sin ánimo de lucro, si la persona figura inscrita en uno de estos dos registros.

Los documentos que soportan la capacidad financiera son los estados financieros y las notas a los estados financieros. Ahora bien, se deben seguir las siguientes reglas a saber:

(i) La persona natural no obligada a llevar contabilidad deberá presentar como documento de soporte para la capacidad financiera una certificación de un contador en la cual consten las cuentas que fueron utilizadas para calcular su capacidad financiera, así como los valores que le corresponden a cada una de ellas.

(ii) La persona natural obligada a llevar contabilidad, deberá presentar sus estados financieros.
(iii) La persona jurídica deberá aportar los estados financieros y las notas a los estados financieros. La persona jurídica que tenga la calidad de gran empresa debe aportar los cinco estados financieros
(balance general, estados de resultados, estado de cambios en el patrimonio, estado de flujos de
efectivo y estado de cambios en la situación financiera) y las notas a los estados financieros. Las

demás personas jurídicas solo les basta aportar balance general, el estado de resultados y las notas a los estados financieros.

(iv) La persona jurídica vigilada o controlada por la Superintendencia de Sociedades deberá aportar además de sus estados financieros y las notas a los estados financieros los siguientes documentos:

A. Informe de Gestión de los Administradores
B. Dictamen del Revisor Fiscal

(v) Si la persona jurídica pertenece a un grupo empresarial y dicho grupo empresarial está obligado por ley a consolidar los estados financieros, el proponente deberá aportar además de sus documentos propios señalados en los párrafos anteriores, los estados financieros consolidados del grupo, aclarando que estos son simples anexos, toda vez que su capacidad financiera la determina con los estados financieros de la persona y no del grupo empresarial.

Los estados financieros deben cumplir con los requisitos exigidos por las normas contables para su preparación y presentación. Igualmente, deberán adjuntarse en moneda colombiana y en ellos debe constar cada una de las cuentas que exige el Decreto 1510 de 2013 para la capacidad financiera, si estas cuentas no figuran de manera detallada en los estados financieros, deben estar obligatoriamente en las notas a los mismos.

Las personas jurídicas deberán presentar junto con los estados financieros y sus notas, los siguientes anexos en los que se presenten, las principales cuentas a saber:

i) Principales cuentas detalladas del balance general

– Activo

Disponible Inversiones Deudoras Inventarios
Propiedades, planta y equipo
Intangibles Diferidos Otros activos
Valorizaciones

– Pasivo

Obligaciones financieras
Proveedores

Cuentas por pagar
Impuestos, gravámenes y tasas
Obligaciones laborales
Pasivos estimados y provisiones
Diferidos
Otros pasivos
Bonos y papeles comerciales

– Patrimonio

Capital social Superávit de capital Reservas
Revalorización del patrimonio
Dividendos o participaciones decretados en acciones, cuotas o partes de interés social
Resultados del ejercicio
Resultados de ejercicios anteriores
Superávit per valorizaciones

ii) Principales cuentas del estado de pérdidas y ganancias

– Ingresos

Operacionales
No operacionales
Ajustes por inflación

– Gastos

Operacionales de administración
Operacionales de ventas
No operacionales
Impuesto de renta y complementarios
Ganancias y pérdidas

– Costos de ventas

Costos de ventas y prestación de servicios
Compras

– Costos de producción o de operación

Materia prima
Mano de obra directa
Costos indirectos
Contratos de servicios

iii) Cuentas contingentes deudores y acreedores

– Cuentas de orden deudoras

Derechos contingentes Deudoras fiscales Deudoras de control
Derechos contingentes por contra (CR) Deudoras fiscales por contra (CR)
Deudoras de control por contra (CR)

– Cuentas de orden acreedoras

Responsabilidades contingentes
Acreedoras fiscales
Acreedoras de control
Responsabilidades contingentes por contra (DB) Acreedoras fiscales por contra (DB)
Acreedoras de control por contra (DB)

Aquellos proponentes que en su Plan Único de Cuentas manejen rubros contables diferentes a los exigidos en el decreto vigente, deberán anexar junto con la información financiera, certificación suscrita por el contador o revisor fiscal, según corresponda, en la que se establezcan las equivalencias de las distintas cuentas.

2.2.3 Capacidad Organizacional

La capacidad organizacional se determina con el cálculo de dos índices:

En el punto 3.1 se calcula la rentabilidad del patrimonio el cual se obtiene de dividir la utilidad operacional sobre el patrimonio, la primera cuenta esta detallada en el estado de resultados, mientras el patrimonio figura en el balance general.

En el punto 3.2 se calcula la rentabilidad del activo el cual se obtiene de dividir la utilidad operacional sobre el activo total, la primera cuenta esta detallada en el estado de resultados, mientras el activo total figura en el balance general.

Las cifras utilizadas para calcular estos dos índices deben estar iguales en el formulario, en el balance general y en el registro mercantil o de entidades sin ánimo de lucro, si la persona figura inscrita en uno de estos dos registros.

Los soportes documentales de la capacidad organizacional serán los estados financieros que se aportan para la capacidad financiera.

2.2.4 Situaciones de Control y Grupos Empresariales

En el punto 4 del Anexo 2 las personas jurídicas que se inscriban en el registro único de proponentes deben diligenciar las situaciones de control o grupos empresariales de las cuales hagan parte.

Se debe señalar nombre, número de identificación, domicilio y, si pertenece a un grupo empresarial, la calidad de matriz o subordinada, o en su defecto, si pertenece a una situación de control, la calidad de controlante o controlada.

La información de las situaciones de control o de los grupos empresariales que figura en el registro mercantil o en el registro de entidades sin ánimo de lucro de la persona jurídica, debe estar incluida en la información que se va a relacionar en el registro de proponentes, pues si bien es cierto, en el registro mercantil o en el registro de entidades sin ánimo de lucro solo figura la controlante o la matriz y la (s) controlada (s) o la (s) subordina (s), respectivamente, no es menos cierto que para el registro de proponentes se debe señalar en su totalidad todos los miembros que conforman la situación de control o grupo empresarial.

Hasta tanto no terminen de incluirse todos los miembros que conforman la situación de control o grupo empresarial que se empezó a diligenciar, no se puede iniciar el ingreso de una nueva situación o grupo. Cada situación o grupo que relacione debe empezar con los datos del proponente, sin importar que se repita tantas veces como situaciones o grupos tenga.

Si está diligenciándose una situación de control los nombres que deben darle a los miembros de la situación serán controlantes y controladas, según corresponda, sin importar que nombres figuren en el registro mercantil o en el de entidades sin ánimo de lucro. Igual sucede en los grupos empresariales, única y exclusivamente los nombres que deben señalarse a los miembros del grupo deberán ser matrices y subordinadas.

El documento de soporte para acreditar las situaciones de control y/o grupos empresariales será una certificación suscrita por el representante legal y por el contador o el revisor fiscal, según corresponda, donde consten la relación de los miembros que los conforman con los datos de nombre, identificación, domicilio y calidad dentro de la situación o grupo.

2.2.5 Clasificación

La clasificación es la ubicación que el proponente hace dentro de los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios, entendiendo por éste, el sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC.

Los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios están compuestos por 8 dígitos que corresponden a cuatro niveles, cada nivel de dos dígitos: (i)segmento, (ii)familia, (iii)clase y (iv)producto.

El proponente deberá señalar en el punto 5.1 cada uno de los códigos que componen su clasificación, según los bienes, obras y/o servicios que ofrecerá a las Entidades Estatales de acuerdo con su objeto social y/o la actividad que desarrollen.

El proponente deberá clasificarse hasta el tercer nivel, es decir, señalando únicamente en cada código escogido, dos dígitos para el segmento, dos dígitos para la familia y dos dígitos para la clase, sin que puedan señalar como dígitos seguidos dentro de estos tres primeros niveles un cero cero (00). Ahora bien, a pesar del proponente clasificarse hasta el tercer nivel, los códigos de clasificación no pueden perder su estructura de 8 dígitos, por lo tanto en el formulario como en el certificado de proponentes que se expida, deberá figurar el cuarto nivel de “producto” donde de manera obligatoria y predeterminada se utilizarán los dígitos cero cero (00), sin que exista la posibilidad de señalar números distintos.

El punto 5.2 estará dado para cuando el proponente desee eliminar clasificaciones en las cuales se encuentra incluido.

El punto 6 del Anexo 2 no hace parte de la clasificación, está dado para que se señale el número de hojas que se aportan al trámite de proponentes y que están directamente relacionadas con el trámite. Las cartas remisorias y demás documentos que no tienen nada que ver con el registro de proponentes no deben tenerse en cuenta para ser contabilizadas.

2.2.6 Capacidad Jurídica

El punto siete solo debe ser diligenciado por las sociedades extrajeras o por las personas jurídicas no inscritas en el registro mercantil o en el registro de entidades sin ánimo de lucro que llevan las Cámaras de Comercio.

En el punto siente 7 es obligatorio señalar el NIT del proponente y su digito de verificación, en el caso de las sociedades extranjeras que no cuenten con Número de Identificación Tributaria deberán inscribirse con el NIT de su sucursal.

En el punto 7.1 debe indicarse la razón social de esa persona jurídica extranjera o de la persona jurídica no inscrita que se está adelanta el trámite como proponente.

Es necesario diligenciar la duración de quien se inscribe, señalando en el punto 7.2 si es indefinida o señalando hasta que fecha está vigente la persona jurídica.

Debe precisarse en el punto 7.3 cuál es la fecha en que adquirió personería jurídica la persona que se inscribe, con qué documento se adquirió tal personería, el número de ese documento si lo tiene, la fecha en que fue expedido y la entidad u órgano que lo profirió otorgándole la personería jurídica. Es necesario aclarar que en esos datos no se está preguntando fecha o entidad que ha expedido el certificado de existencia y representación que se aportó para acreditar la personería jurídica.

Debe diligenciarse por cada representante legal de la persona jurídica que se inscribe como proponente y que no figura inscritas en el registro mercantil o en el registro de entidades sin ánimo de lucro que llevan las Cámaras de Comercio, un formato de facultades y limitaciones y tantas hojas necesite por cada uno de ellos. Así las cosas, en el punto 7.4 señalar si incluye o elimina el representante legal e indicar su nombre, tipo de documento y número de identificación, y a su vez en el punto 7.5 señalar las facultades y limitaciones de ese representante legal que está incluyendo.

El documento que soporta esta capacidad jurídica es el certificado de existencia y representación legal expedido por la entidad que lleva el registro de esa sociedad extranjera o de esa persona jurídica no inscrita en el registro mercantil o en el registro de entidades sin ánimo de lucro que lleva la Cámara de Comercio.

El certificado de existencia y representación legal que debe aportarse no puede tener una fecha de expedición superior a dos (2) meses, el cual deberá incluir cuando menos los siguientes requisitos:

Razón Social completa del proponente. Modificaciones a la razón social.
Tipo, número y fecha del documento de constitución o creación.
Fecha, clase de documento y Entidad que reconoce la personería jurídica. Duración de la persona jurídica.
Domicilio de la persona jurídica.
Nombre e identificación del representante legal.
Facultades y limitaciones del representante legal, si las tuviere.

Cuando el certificado aportado por el proponente no reúna los requisitos citados, deberá anexarse copia de los estatutos certificados por la entidad competente donde consten los requisitos faltantes.

Ahora bien, cuando la entidad encargada de llevar el registro no tenga dentro de sus funciones la de certificar los estatutos, el representante legal del proponente podrá aportar copia de los mismos y adjuntar una certificación donde acredita tal situación.

Igualmente, cuando en el certificado de existencia y representación o en los estatutos no conste la duración de la entidad, el representante legal podrá acreditarla con una certificación.

Para el caso de las personas de derecho público creadas mediante ley o acto administrativo, que no cuentan con un registro como tal, deberán aportar copia de la ley o acto administrativo con el cual fueron creadas y los documentos con los cuales se acrediten el nombramiento, facultades y limitaciones del representante legal.

Por cada representante legal se debe diligenciar un anexo con el punto 7 y a su vez tantos anexos como hojas se requieran para cada uno de ellos.

El proponente persona natural deberá aportar fotocopia del documento de identificación. Así mismo, todos los proponentes, personas naturales y jurídicas, deberán aportar fotocopia del Registro Único Tributario, salvo que estos ya figuren en el registro.

2.2.7 Experiencia

La experiencia en la provisión de bienes, ejecución de obras o prestación de servicios, se acreditará mediante los contratos ejecutados, bien sea directamente por el proponente o a través de consorcios, uniones temporales, sociedades o cualquier forma de organización empresarial en las cuales el proponente tenga o haya tenido participación.

Las personas jurídicas con menos de tres (3) años de constituidas, podrán acreditar su experiencia con base en la experiencia de sus socios o asociados.

En el punto 8.1 del anexo 2 debe señalarse el NIT del proponente.

Con relación al punto 8.2 debe indicarse el número consecutivo que le corresponde al contrato que se está incluyendo, de acuerdo con el orden de ingreso. Al primer contrato le corresponderá el número uno, al segundo el número dos y así sucesivamente.

Es importante precisar que este punto no hace alusión al número que le ha dado el contratante al contrato que se reporta.

En el punto 8.3 se debe señalar quien fue el encargado de la ejecución del contrato: (i)El proponente; (ii)el socio o asociado, cuando la persona jurídica cuenta con menos de tres años; o (iii)consorcio o unión temporal.

De acuerdo con la información anterior, en el punto 8.4 debe señalarse el nombre del contratista, llámese proponente, socios o asociado, o consorcio o unión temporal.

Debe señalarse en el punto 8.5 el nombre de la persona que actuó como contratante.

A su turno en el punto 8.6 debe señalarse el valor total del contrato expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes (S.M.M.L.V) a la fecha de su terminación, es decir, dividiendo el valor total del contrato en el salario mínimo del año en que terminó el mismo.

Cuando el contrato que se está reportando fue producto de un consorcio o unión temporal, debe señalarse el valor total del contrato y no el porcentaje que le correspondió al proponente como consorciado o miembro de la unión temporal.

En el punto 8.7 cuando el contrato fue ejecutado por un consorcio o unión temporal de la cual fue parte el proponente, debe señalarse el porcentaje de partición que este tuvo en dicho consorcio o unión temporal.

Para el diligenciamiento del punto 8.8 se debe indicar que códigos, del clasificador de bienes y servicios de la Naciones Unidas (UNSPSC), le corresponden al objeto contractual del contrato que se reporta.

Por último, en el punto 9, en una renovación o actualización, cuando el proponente desee eliminar un contrato ya reportado en su registro, deberá diligenciar el número consecutivo que le corresponde a ese contrato que desea suprimir y que fue dado en el punto 8.2 al momento que se incluyó en el registro.

El proponente deberá acreditar su experiencia mediante la presentación de uno cualquiera de los siguientes documentos:

A. Certificación expedida por la entidad contratante o por el tercero que recibió el bien, obra o servicio, donde conste que el contrato se encuentra ejecutado, la identificación de las partes (contratante y contratista), el valor del contrato a la fecha de terminación expresado en salarios mínimos, el objeto contractual, así como los códigos de clasificación con los cuales se identifica el objeto contractual.

En el evento que en la certificación señalada anteriormente no indique los códigos de clasificación relacionados con el objeto del contrato, el representante legal o el proponente persona natural, según el caso, deberá acompañar certificación en la que indique bajo la gravedad del juramento dichas clasificaciones.

B. Copia del contrato ejecutado junto con una declaración suscrita por el proponente persona natural o representante legal de la persona jurídica, donde conste la identificación de las partes (contratante y contratista), que el contrato se encuentra ejecutado, el valor del contrato a la fecha de terminación expresado en salarios mínimos y los códigos de clasificación con los cuales se identifica el objeto contractual.

IMPORTANTE: Si el proponente persona jurídica ha tomado experiencia de sus socios, deberá aportarse certificación del representante legal donde se indique cuáles son las personas de las que se tomó la experiencia y la manifestación que estos tienen la calidad de socios u asociados.

El formulario debe presentarse debidamente diligenciado con el nombre, número y tipo de documento de identificación y firma, del representante legal de la persona jurídica proponente o por el proponente persona natural, según corresponda, en todas y cada una de las parte donde se solicitan estos datos.

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